Dibalik Perkembangan Dokumen Digital  (1)

 

LAKEYBANGET.COM - Sebuah dokumen adalah catatan dari beberapa konten yang biasanya ditulis pada saat tertentu. Bentuknya bisa publikasi, kontrak, pernyataan, atau gambar. Kalau kita main ke perpustakaan biasanya kita akan mengenal istilah monograf. Paling banyak dalam bentuk buku.  

Papirus dan vellum, yang pada dasarnya terbuat dari kulit. Orang menuliskan dan mendokumentasikan peristiwa dalam teks dan gambar. Dalam sejarah Nusantara dikenal banyak catatan yang ditulis dalam lontar atau rontal. Kertas menjadi media yang paling populer. Selama seribu tahun, kurang lebih, kertas telah menjadi media pilihan.

Lalu muncullah komputer (dan pemindai). Berbagai dokumen bisa disalin dan disimpan dalam bentuk digital. Sekarang kita bisa hampir tak lepas dari kebutuhan dokumen digital. PDF menjadi format dokumen pilihan untuk bisnis, pemerintah dan masyarakat umum karena memberikan kualitas utama salinan dalam format digital.

PDF bisa diperbaiki, bersifat mandiri, mudah dibagikan dan relatif sulit diubah. Bukan hanya karakteristik bawaan PDF yang membuatnya sukses, tetapi fakta bahwa halaman PDF beroperasi dengan lancar dengan dokumen kertas. “PDF, kirim, cetak, tandatangani, dan kembalikan” alur kerja ini memperkenalkan efisiensi baru ketika format muncul ke kesadaran publik pada pertengahan hingga akhir 1990-an.

Bahkan kemudian, alur kerja semacam itu hanya memanfaatkan kemampuan PDF yang paling dasar, tetapi secara dramatis mempercepat transisi ke dokumen digital. Dalam beberapa tahun, file PDF dan layanan kurir dokumen yang dihancurkan email.

Tak lama, pengguna memindai halaman tanda tangan dan menambahkannya ke (atau mengganti) halaman asli dalam PDF; siklus kembali ke dokumen digital selesai. Alur kerja baru ini, tentu saja, adalah pendekatan yang sangat kasar untuk memfasilitasi persetujuan dokumen, tetapi fakta bahwa pengguna akhir dapat melakukan ini dengan sangat mudah membuat PDF sangat toleran terhadap variasi dalam alur kerja dan praktik penyimpanan catatan dengan cara yang sulit dibayangkan untuk database dan HTML.

PDF terus berkembang jauh melampaui format dokumen tercetak di kertas. Ada serangkaian luas fitur - penandaan, metadata berbasis XML, lampiran, dukungan 3D, tanda tangan digital, dan lainnya - yang mendukung penanganan dokumen tingkat lanjut dan alur kerja yang lancar. PDF sangat mampu dan sangat dapat diandalkan, sehingga beberapa orang bertanya-tanya mengapa repot-repot dengan bagian arsip.

Tidak setiap PDF dirancang dengan keandalan dalam pikiran. Untuk semua reputasinya yang memang layak untuk menyampaikan maksud penulis secara andal kepada pemirsa mana pun, PDF memungkinkan pengembang membuat file yang bergantung pada sumber daya eksternal, atau menggunakan enkripsi; kedua kapabilitas tersebut merupakan permulaan bagi komunitas pelestarian. Jika dunia menyimpan file PDF sebagai dokumen - dan memang demikian - maka para pelestari alam membutuhkan PDF / A.